Durante minha experiência com entidades estudantis, vi empresas juniores, times Enactus, ligas, núcleos dos Engenheiros Sem Fronteiras adotarem duração e frequência diferentes para reuniões gerais.
Mas o que mais me intrigava era que alguns desses times conseguiam aproveitar as RGs para aumentar o resultado do time e outras não.
Por isso decidi escrever este artigo, para que você consiga transformar as Reuniões Gerais do seu time em um ambiente que irá potencializar o impacto do seu time.
Mas o que mais me intrigava era que alguns desses times conseguiam aproveitar as RGs para aumentar o resultado do time e outras não.
Por isso decidi escrever este artigo, para que você consiga transformar as Reuniões Gerais do seu time em um ambiente que irá potencializar o impacto do seu time.
Diferente das outras reuniões, as reuniões gerais (RGs) reúnem todos os membros da organização. Por isso, podemos pensar em nossas reuniões gerais para potencializem a oportunidade de ter todos os membros da organização em um só lugar.
A RG pode ser usada para discutir assuntos e compartilhar informações relevantes com todos os membros da entidade, além de impulsionar a discussão de temas estratégicos para a organização, mudanças de cultura, alinhamentos, coleta de informações, entre outros temas.
A RG pode ser usada para discutir assuntos e compartilhar informações relevantes com todos os membros da entidade, além de impulsionar a discussão de temas estratégicos para a organização, mudanças de cultura, alinhamentos, coleta de informações, entre outros temas.
Conteúdos
O que entra e o que não entra em uma reunião geral?
Quais são os principais tipos de pautas que podemos trabalhar em Reuniões Gerais?
Como preparar uma Reunião Geral?
O que entra e o que não entra em uma reunião geral?
Quais são os principais tipos de pautas que podemos trabalhar em Reuniões Gerais?
Como preparar uma Reunião Geral?
O que entra e o que não entra em uma reunião geral?
Após entendermos o que é uma reunião geral e seu propósito, vamos conversar sobre o que entra e o que não entra em uma reunião geral.
Os três principais itens que não devem ter seu lugar em uma RGs são:
1. Pautas para informar os membros sobre o status de cada atividade de cada área
Esse tipo de pauta causa desinteresse dos membros durante a reunião e é um desperdício do tempo daquelas pessoas reunidas.
Para um report de atividades, mais operacionais, prefira usar canais assíncronos, como o aplicativo de texto que usam para se comunicar dentro do time, usando uma mensagem enxuta e que informe com a quantidade de detalhes correta.
Se você irá dar um status sobre uma atividade de financeiro para todo o time, não precisa dar todos os detalhes, apenas o principal, aquilo que faça sentido para todo o time.
2. Tomadas de decisão na própria reunião geral
Prefira usar o tempo da reunião geral para pautas de assuntos mais amplos relacionados à organização, e reservar questões mais específicas envolvendo indivíduos ou equipes para outras reuniões.
Dessa forma, os membros de todos os setores do time sentirão maior envolvimento, pois estarão participando de questões que são importantes para eles e não apenas para alguns membros específicos.
Os três principais itens que não devem ter seu lugar em uma RGs são:
1. Pautas para informar os membros sobre o status de cada atividade de cada área
Esse tipo de pauta causa desinteresse dos membros durante a reunião e é um desperdício do tempo daquelas pessoas reunidas.
Para um report de atividades, mais operacionais, prefira usar canais assíncronos, como o aplicativo de texto que usam para se comunicar dentro do time, usando uma mensagem enxuta e que informe com a quantidade de detalhes correta.
Se você irá dar um status sobre uma atividade de financeiro para todo o time, não precisa dar todos os detalhes, apenas o principal, aquilo que faça sentido para todo o time.
2. Tomadas de decisão na própria reunião geral
É verdade que em grupos grandes pode ser mais difícil analisar as minúcias de uma decisão e mapear todos os riscos. Além disso, a falta de comprometimento pode ocorrer quando os membros do grupo sentem que não foram ouvidos ou considerados durante o processo de tomada de decisão.
Para reuniões gerais, é recomendável usar dinâmicas para coletar dados e opiniões sobre um assunto específico, e posteriormente, com tranquilidade e com a diretoria, determinar as ações e escolhas mais adequadas para lidar com o problema em questão.
É importante lembrar que é necessário que todos os membros sejam ouvidos e considerados durante o processo, então não se esqueça de comunicar ao time o como usaram as informações coletadas em RG para chegar na decisão tomada.
3. Discussões muito longas que deveriam ser feitas em reuniões de área.
Como: decidir a estratégia de marketing do próximo trimestre.
Para reuniões gerais, é recomendável usar dinâmicas para coletar dados e opiniões sobre um assunto específico, e posteriormente, com tranquilidade e com a diretoria, determinar as ações e escolhas mais adequadas para lidar com o problema em questão.
É importante lembrar que é necessário que todos os membros sejam ouvidos e considerados durante o processo, então não se esqueça de comunicar ao time o como usaram as informações coletadas em RG para chegar na decisão tomada.
3. Discussões muito longas que deveriam ser feitas em reuniões de área.
Como: decidir a estratégia de marketing do próximo trimestre.
Prefira usar o tempo da reunião geral para pautas de assuntos mais amplos relacionados à organização, e reservar questões mais específicas envolvendo indivíduos ou equipes para outras reuniões.
Dessa forma, os membros de todos os setores do time sentirão maior envolvimento, pois estarão participando de questões que são importantes para eles e não apenas para alguns membros específicos.
Quais são os principais tipos de pautas que podemos trabalhar em Reuniões Gerais?
1. Pautas de Resultado e Estratégia
Traga apresentações de resultados significativos alcançados durante o último mês e também discuta o progresso da estratégia do time e quais são os aspectos que a diretoria considera que precisam ser aprimorados para atingir todos os objetivos.
Dessa forma, todos terão uma compreensão mais clara do que precisam estar de olho para alcançar os objetivos até o próximo ponto de verificação da estratégia.
2. Pautas de reforço cultural
Aproveite a oportunidade de todos os membros estarem presentes na reunião geral para criar momentos que incentivem comportamentos positivos que contribuirão para o crescimento da equipe.
Se a equipe está com baixa disciplina, aborde o tema da importância da disciplina para alcançar o propósito da organização. Se o time precisa se aprimorar em conhecimento técnico, crie uma pauta para reconhecer os membros que estão se esforçando para adquirir mais conhecimento técnico e assim por diante.
3. Brainstormings e validação de decisões
Forneça aos membros do time o contexto de um problema e peça que eles trabalhem em grupos para encontrar possíveis soluções. A lista de possíveis ações irá ajudar a diretoria a tomar melhores decisões.
Além disso, é possível verificar se decisões tomadas pela diretoria estão de acordo com o que os membros do time acreditam e se eles estão dispostos a apoiá-la.
Se uma decisão importante já foi tomada pela diretoria - e não implementada, use a reunião geral para validá-la com os membros, fornecendo-lhes o contexto necessário sobre o problema, para ver se eles chegam à mesma conclusão que a diretoria chegou.
Dessa forma, os membros se sentirão mais envolvidos na decisão, a diretoria coletará mais informações e, se houver alinhamento positivo entre a diretoria e o que os membros analisaram, será possível avançar com a decisão tomada sem maiores conflitos.
4. Introduzir conceitos e dar oportunidades dos membros ensinarem
O objetivo aqui é elevar o nível de conhecimento dos membros para que executem melhor suas funções. Identifique as principais dificuldades em relação a temas de formação da organização como um todo e incentive que os membros realizem capacitações para abordá-las junto ao restante do time.
Lembre-se: ensinar é uma das melhores formas de aprender!
5. Promover o hype
Crie entusiasmo em relação às datas importantes, como imersões de time e eventos. A ideia é usar as reuniões gerais para motivar os membros a participarem mais ativamente das atividades que promovem o maior envolvimento na equipe, que resultará em melhor desempenho ao longo do ciclo. Vídeos, depoimentos e animação da diretoria com as datas podem ajudar.
Traga apresentações de resultados significativos alcançados durante o último mês e também discuta o progresso da estratégia do time e quais são os aspectos que a diretoria considera que precisam ser aprimorados para atingir todos os objetivos.
Dessa forma, todos terão uma compreensão mais clara do que precisam estar de olho para alcançar os objetivos até o próximo ponto de verificação da estratégia.
2. Pautas de reforço cultural
Aproveite a oportunidade de todos os membros estarem presentes na reunião geral para criar momentos que incentivem comportamentos positivos que contribuirão para o crescimento da equipe.
Se a equipe está com baixa disciplina, aborde o tema da importância da disciplina para alcançar o propósito da organização. Se o time precisa se aprimorar em conhecimento técnico, crie uma pauta para reconhecer os membros que estão se esforçando para adquirir mais conhecimento técnico e assim por diante.
3. Brainstormings e validação de decisões
Forneça aos membros do time o contexto de um problema e peça que eles trabalhem em grupos para encontrar possíveis soluções. A lista de possíveis ações irá ajudar a diretoria a tomar melhores decisões.
Além disso, é possível verificar se decisões tomadas pela diretoria estão de acordo com o que os membros do time acreditam e se eles estão dispostos a apoiá-la.
Se uma decisão importante já foi tomada pela diretoria - e não implementada, use a reunião geral para validá-la com os membros, fornecendo-lhes o contexto necessário sobre o problema, para ver se eles chegam à mesma conclusão que a diretoria chegou.
Dessa forma, os membros se sentirão mais envolvidos na decisão, a diretoria coletará mais informações e, se houver alinhamento positivo entre a diretoria e o que os membros analisaram, será possível avançar com a decisão tomada sem maiores conflitos.
4. Introduzir conceitos e dar oportunidades dos membros ensinarem
O objetivo aqui é elevar o nível de conhecimento dos membros para que executem melhor suas funções. Identifique as principais dificuldades em relação a temas de formação da organização como um todo e incentive que os membros realizem capacitações para abordá-las junto ao restante do time.
Lembre-se: ensinar é uma das melhores formas de aprender!
5. Promover o hype
Crie entusiasmo em relação às datas importantes, como imersões de time e eventos. A ideia é usar as reuniões gerais para motivar os membros a participarem mais ativamente das atividades que promovem o maior envolvimento na equipe, que resultará em melhor desempenho ao longo do ciclo. Vídeos, depoimentos e animação da diretoria com as datas podem ajudar.
Como preparar uma Reunião Geral?
Para realizar uma reunião geral eficaz e envolvente, podemos seguir um roteiro:
1. Planejar as saídas da reunião, para estabelecer os objetivos e metas da RG;
2. Definir o check-in, que fará os membros estarem mais preparados para consumir as pautas;
3. Definir as pautas, estabelecendo os assuntos a serem discutidos e priorizando os mais importantes;
4. Definir o checkout, para que os membros saiam da RG direcionados e motivados pelo objetivo da reunião.
1. Planejar saídas da reunião
O primeiro passo para se preparar para uma reunião geral definir o que é mais importante ter de objetivo alcançado com sua RG. Isso é essencial para garantir que a pauta mais importante tenha êxito e tenha sua devida prioridade durante a reunião. Alguns exemplos são:
Fazer com que os membros estejam mais engajados com suas atividades no time;
Incentivá-los a adquirir mais conhecimento técnico;
Garantir que eles estejam alinhados com a estratégia da entidade;
Fazê-los sentir-se mais envolvidos nas tomadas de decisões;
Conscientizá-los sobre os desafios atuais da organização.
2. Construção do Check-in
O objetivo aqui é encontrar uma maneira de iniciar a reunião de forma que os membros estejam mais preparados para consumir a pauta principal de maneira eficaz.
Por exemplo, se a reunião tiver uma capacitação, é importante destacar a importância da capacitação sobre aquele tema específico para a equipe. Se a pauta principal requer mais vulnerabilidade, crie um check-in que faça com que as pessoas se sintam mais confortáveis em compartilhar seus pensamentos e opiniões e assim por diante.
3. Definir as pautas
E para o desenvolvimento da RG defina as pautas, a melhor ordem das pautas e o tempo em minutos de cada uma, para garantir que use o tempo todo da reunião passando pelos principais pontos.
Para cada pauta, entenda o que precisa estar pronto antes da RG para que ela aconteça sem percalços. Podem ser as informações que precisam ser passadas pelo time, como será feito a dinâmica de uma pauta, vídeos que serão passados, confirmação de presença de pessoas externas, entre outros.
4. Construção do check-out
Por fim, é importante considerar o checkout, que tem como objetivo guiar a equipe, conectando o principal objetivo da reunião com esse último momento em que todos estão juntos. Prepare esse momento de forma que ele impulsione os resultados discutidos na reunião geral e incentive a equipe a seguir na direção correta.
1. Planejar as saídas da reunião, para estabelecer os objetivos e metas da RG;
2. Definir o check-in, que fará os membros estarem mais preparados para consumir as pautas;
3. Definir as pautas, estabelecendo os assuntos a serem discutidos e priorizando os mais importantes;
4. Definir o checkout, para que os membros saiam da RG direcionados e motivados pelo objetivo da reunião.
1. Planejar saídas da reunião
O primeiro passo para se preparar para uma reunião geral definir o que é mais importante ter de objetivo alcançado com sua RG. Isso é essencial para garantir que a pauta mais importante tenha êxito e tenha sua devida prioridade durante a reunião. Alguns exemplos são:
Fazer com que os membros estejam mais engajados com suas atividades no time;
Incentivá-los a adquirir mais conhecimento técnico;
Garantir que eles estejam alinhados com a estratégia da entidade;
Fazê-los sentir-se mais envolvidos nas tomadas de decisões;
Conscientizá-los sobre os desafios atuais da organização.
2. Construção do Check-in
O objetivo aqui é encontrar uma maneira de iniciar a reunião de forma que os membros estejam mais preparados para consumir a pauta principal de maneira eficaz.
Por exemplo, se a reunião tiver uma capacitação, é importante destacar a importância da capacitação sobre aquele tema específico para a equipe. Se a pauta principal requer mais vulnerabilidade, crie um check-in que faça com que as pessoas se sintam mais confortáveis em compartilhar seus pensamentos e opiniões e assim por diante.
3. Definir as pautas
E para o desenvolvimento da RG defina as pautas, a melhor ordem das pautas e o tempo em minutos de cada uma, para garantir que use o tempo todo da reunião passando pelos principais pontos.
Para cada pauta, entenda o que precisa estar pronto antes da RG para que ela aconteça sem percalços. Podem ser as informações que precisam ser passadas pelo time, como será feito a dinâmica de uma pauta, vídeos que serão passados, confirmação de presença de pessoas externas, entre outros.
4. Construção do check-out
Por fim, é importante considerar o checkout, que tem como objetivo guiar a equipe, conectando o principal objetivo da reunião com esse último momento em que todos estão juntos. Prepare esse momento de forma que ele impulsione os resultados discutidos na reunião geral e incentive a equipe a seguir na direção correta.
Conclusão
Em resumo, uma reunião geral é uma oportunidade para reunir todos os membros da organização e conectá-los a um objetivo específico.
Use do tempo junto a todos os membros para criar uma experiência memorável e que contribua para alavancar os resultados do seu time, evitando pautas desnecessárias e focando naquelas que são mais importantes para o andamento do time.
Gostou do conteúdo? Envie para os membros do seu time!
Leia também - Os 5 passos para começar a gestão com o pé direito
Em resumo, uma reunião geral é uma oportunidade para reunir todos os membros da organização e conectá-los a um objetivo específico.
Use do tempo junto a todos os membros para criar uma experiência memorável e que contribua para alavancar os resultados do seu time, evitando pautas desnecessárias e focando naquelas que são mais importantes para o andamento do time.
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