Cauê Mendes

Os 5 passos para começar a gestão com o pé direito

para Enactus, Empresa Júnior, Engenheiros Sem Fronteiras, Ligas e outras entidades estudantis

É no começo da gestão que a gente se vê um pouco mais perdido.

É até difícil estar totalmente preparado para tomar a frente de uma organização e sabendo o que precisa ser feito.

Por isso criamos 5 passos para te dar mais clareza a esse processo, para que você e seu time consigam  trabalhar bem desde o início do ciclo e, consequentemente, tenham um ciclo vitorioso, com mais impacto e tendo mais satisfação dos membros.

Para isso, vamos às dicas:

1 - vitórias desde o início

em outras palavras: constância!
O primeiro passo para crescer muito em um ciclo é acumular vitórias desde o início da gestão.

É muito comum ver diretorias buscando alcançar grandes resultados ao final da gestão, faltando 2 ou 3 meses para finalizá-la.

Será que faz sentido? Se temos por volta de 12 meses de gestão, porque não buscar ter as grandes vitórias desde o início?

diálogo comum
    - como estão os projetos?
    - ah, estamos trocando a gestão agora (e ninguém responde como estão os projetos)

Para isso não há soluções simples, sabemos que a troca de gestão tem muitos desafios, então como resolvemos o hiato de entrega desde o começo da gestão?

A partir do equilíbrio entre planejamento e entrega. Assim, a gente não deixa de impactar a comunidade, não deixa de fazer nosso projeto crescer, ao mesmo tempo que preparamos nosso ciclo.

Precisamos pensar nas vitórias rápidas, os quick wins em áreas e projetos e todos conseguem continuar entregando nesse momento nebuloso em que tem gente saindo e tem gente entrando no time. Temos que garantir que o fluxo de entrega continue.

E como podemos ter vitórias desde o início?
1 não deixe nenhuma equipe sem tarefa, pois, isso tende a desmotivar os membros do time e diminuir o fluxo de entregas a longo prazo

2 selecione as atividades que podem ser executadas e são vitórias rápidas, os “quick wins” em áreas e projetos para que todos continuem entregando no momento de troca de gestão

3 deixe claro o que é esperado e qual é a definição de “pronto” de todas as atividades

4 transforme os insights de eventos (ENEB, ENEJ…) em planos de ação e com responsáveis

5 equilibre com as férias. É importante que as pessoas descansem para quando aumentar o ritmo estejam comprometidas com o trabalho

2 - o alinhamento da diretoria

"todos somos um"

uma boa diretoria tem

clareza do que deseja conquistar. Todos os diretores remando para o mesmo lado, alinhados para onde o time vai.

um alto grau de dedicação. São pessoas comprometidas durante todo o ciclo, mais do que a média dos membros.

estilos de trabalho distintos. As pessoas não trabalham da mesma forma, e é importante ter essa expectativa para conseguir progredir durante o tempo com as pessoas.

muita coesão. Diretoria é quase um casamento, as pessoas se dedicam junto por um ano e precisamos buscar ter um relacionamento saudável. Perder o clima na diretoria pode cascatear um clima ruim para todo o resto da equipe.

e como construímos o alinhamento da diretoria?
1 crie momentos de team building. São momentos específicos para formação de time de diretoria. Marque um momento para todos da diretoria estarem conectados e trabalharem juntos durante todo o ano.
2 desenvolva uma cultura com feedbacks. Se eu me furto a dar feedbacks do que está errado, muito provavelmente não estamos tendo o máximo rendimento como equipe, se não dou feedbacks positivos, deixo as pessoas sem norte.

acostume a diretoria a dar e receber feedbacks desde o início. Isso vai fazer muita diferença de impacto até o fim da gestão.

3 adeque o estilo de trabalho. Chegue a um consentimento de como podem fazer reuniões, horários de reunião e como vão trabalhar a comunicação assíncrona de maneira que todos se sintam confortáveis durante todo o ano com o sistema de gestão da diretoria.

4 trabalhe a abertura. Para momentos bons e ruins, temos que reconhecer nossas conquistas e saber estender as mão para quem está precisando de ajuda.

na liderança você vai passar por perrengues, sem clareza nas decisões por falta de abertura, muito provavelmente haverá erros bobos que podem atrapalhar a gestão completa.

3 - planejamento estratégico

dando clareza de propósito e impacto para todo o time

se eu
cresço mais
maior o aprendizado
e maior o impacto
grandes desafios fazem as pessoas aprenderem coisas novas. Se o time comprar a ideia de crescer mais, será gerado ainda mais impacto. Para isso, seu time precisará de uma boa estratégia, comunicada a todos os membros!

uma boa estratégia
1 é focada
nem todas as batalhas precisam ser lutadas ao mesmo tempo.

se todos do time fizerem aula de violão, todos vão aprender. Em contrapartida, se cada pessoa tentar aprender violão, agogô, repique, piano e bateria de uma vez, será que vão conseguir aprender bem todos os instrumentos?

escolha as principais batalhas do seu time e trabalhe em cima delas.

2 é simples
o planejamento estratégico precisa ser simples e funcional para todos, tanto para a liderança quanto para o time. Como vamos incentivar o time a ser focado se só apenas a diretoria sabe o planejamento do time?

3 é direcionada ao impacto
vidas em primeiro lugar. A estratégia deve ser focada no objetivo final do time, aumentar o impacto dos seus projetos, e não focar boa parte das energias apenas em atividades internas, como processo seletivo, financeiro e marketing do time.

ao invés de estruturar o time para crescer o impacto, que tal estruturar enquanto foca mais energias em aumentar o impacto?

as atividades internas habilitam o impacto e por isso podem ser desenvolvidas à medida que o impacto do time aumenta.

4 é mensurável
a maioria dos times pecam em ter um planejamento não mensurável. Como saberemos se realmente crescemos se não temos clareza do que significa crescer para nós?

4 - fortalecimento da cultura

a cultura come a estratégia (e o impacto) no café da manhã
será que o comportamento do meu time hoje sustenta o crescimento que o time quer ter?

a cultura é fundamental para conseguir gerar resultado e é a partir dela que garantimos que as pessoas certas estejam ao nosso lado.

para um time com cultura forte
1 faça uma imersão de time
passar um sábado, um domingo inteiro junto ao time vale muito a pena, pois são nesses momentos que conseguimos tocar o coração das pessoas e fomentar a liderança dos membros.

a dica é deixar agendado com um mês de antecedência e obrigatório. Às vezes temos medo de deixar atividades obrigatórias, mas é importante normalizar esse tipo de situação, pois é só assim que teremos um time unido e alinhado durante todo o ciclo.

ps: é bem comum em empresas definir datas obrigatórias entre os colaboradores ;)

2 tenha clareza de quem vai ficar no time
deixe somente quem está fechado com o sonho! Sem saber quem de fato quem ficará no time dificulta a criação do plano de capacitação do time. Tenha clareza que todo mundo que está com você vai até o final.

3 incentive novos comportamentos
aproveite o momento de troca de ciclos para alterar a cultura. Trocou o ciclo, pessoas novas estão entrando, podemos ter uma rotina nova.

antes no Asas, organização que participei, não tínhamos Reunião Geral frequente, tínhamos problemas de comunicação, faltava priorização… Tudo isso estava diminuindo o potencial de impacto do time e por isso aproveitamos a troca de gestão para modificar a rotina de trabalho do time, ajudando o time a crescer.

4 prepare o próximo processo seletivo
caso seja necessário a entrada de novos membros comece a pensar no processo seletivo. Aprove apenas o suficiente para entregar toda a estratégia de vocês.

5 - entender o papel da liderança

somente boas intenções não são suficientes
para reflexão

1 liderança é responsabilidade
na troca de gestão as pessoas que ditam o ritmo da organização são trocadas, os novos diretores e presidência vão tomar a responsabilidade de dar cadência nas atividades da organização.

tenha em mente que essa virada de chave de receber atividades para ditar o ritmo da organização deve estar no radar de todos que assumiram a coordenação de times, não apenas a presidência.

2 nem tudo vai dar certo, sempre
tenha isso em mente e trabalhe o autocuidado durante todo o ciclo, tenha a expectativa que tem coisas que não irão funcionar e alguns planos serão frustrados.

contudo, o mais importante é o dia seguinte, como você estará emocionalmente para resolver o problema no dia seguinte ;)

3 liderar não é dom
é muito comum ver pessoas melhorarem sua liderança. Busque se aperfeiçoar nisso: cursos, leitura, conversas com pessoas mais velhas, palestras, entenda o que você precisa melhorar e vá aparando as arestas.

você não precisa ter um dom especial, aprenda a ser o líder que gostaria de ter tido!

4 a palavra inspira, mas o exemplo arrasta
temos que agir como gostaríamos que as pessoas agissem  e isso é inegociável, pois comportamentos ruins são de fácil absorção, já os comportamentos bons demoram a ser internalizados pelo time.

então, se queremos crescer precisamos ser consistentes na execução de comportamentos bons, precisamos fazer coisas diferentes, ser diferentes e querer ser diferentes.


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